In unse­rer heu­ti­gen Zeit gewinnt Home-Office zuneh­mend an Bedeu­tung. Es gibt ver­schie­de­ne Grün­de, wes­halb Unter­neh­men Home-Office anbie­ten: sei es die Fle­xi­bi­li­tät der Mit­ar­bei­ter, Reduk­ti­on der Weg­zei­ten zur Arbeit oder aber auch durch das Coro­na­vi­rus Covid ‑19 ver­ur­sacht 

Auf­grund des Coro­na­vi­rus steht das Home-Office mehr denn je im Fokus. Zahl­rei­che Unter­neh­men haben den Ent­schluss gefasst mehr und mehr Mit­ar­bei­tern das Arbei­ten im Home-Office zu ermög­li­chen.  

Nur was ändert sich jetzt aus daten­schutz­recht­li­cher Sicht im Home-Office? 

Die gesetz­li­chen Bestim­mun­gen der DSGVO sowie die inter­nen Rege­lun­gen zur Umset­zung des Daten­schut­zes wel­che im Unter­neh­men gel­ten, gel­ten auch im Home-Office. Daher möch­ten wir Ihnen einen kur­zen Über­blick dar­über ver­schaf­fen, was zu beach­ten ist.

1. Zugriff auf dienstliche Unterlagen in Papier- und elektronischer Form

Die dienst­lich genutz­ten Unter­la­gen (in Papier- und elek­tro­ni­scher Form) dür­fen nur dem betref­fen­den Arbeit­neh­mer zugäng­lich sein. Der Betrof­fe­ne ist ver­pflich­tet, dafür zu sor­gen, dass kein Drit­ter Ein­sicht auf sei­nen Rech­ner oder auf sei­ne dienst­li­chen Unter­la­gen hat. Auch die mit dem in Home-Office Arbei­ten­den in häus­li­cher Gemein­schaft leben­den Per­so­nen dür­fen kei­nen Zugriff auf dienst­li­che Unter­la­gen haben. Der Mit­ar­bei­ter muss daher alle sen­si­blen und ver­trau­li­chen Unter­la­gen in einem abschließ­ba­ren Schrank aufbewah­renDazu gehö­ren alle mobi­len Mas­sen­spei­cher­ge­rä­te wie CDs, DVDs, USB-Lauf­wer­ke, Harddisks‑, NAS-Sto­rages etc. Des Wei­te­ren ist er dazu ver­pflich­tet beim Ver­las­sen sei­nes Arbeits­plat­zes sei­nen Bild­schirm zu sper­ren, auch wenn sein Ver­las­sen nur von kurz­zei­ti­ger Dau­er ist. Die nöti­gen Maß­nah­men hat der Arbeit­neh­mer zu tref­fen. 

2. Software

Damit eine umfas­sen­de Daten­si­cher­heit gewähr­leis­tet wer­den kann müs­sen Fire­wall, Viren­schutz auch im Home-Office aktiv auf dem neu­es­ten Stand sein. Fer­ner müs­sen Arbeit­neh­mer siche­re Pass­wör­ter (mind. 8 Zei­chen lang, Groß ‑und Klein­buch­sta­ben sowie Son­der­zei­chen) benut­zen und dar­auf ach­ten, dass kei­ne pri­va­te Hard- und Soft­ware ein­ge­setzt wird.

3. Vernichtung von personenbezogenen Daten

Auch bei der Ver­nich­tung von Unter­la­gen und Aus­dru­cken ist der Daten­schutz ein­zu­hal­ten. Wel­che Sicher­heits­stu­fe bei der Akten­ver­nich­tung im Ein­zel­nen ein­zu­hal­ten ist, ergibt sich nach der Art der Daten. Je höher der Schutz­be­darf ist, des­to höher muss auch die bei der Akten­ver­nich­tung gewähl­te Schutz­klas­se sein. Kei­nes­falls dür­fen Infor­ma­tio­nen mit per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten, ohne davor nach der rich­ti­gen Sicher­heits­stu­fe geschred­dert zu wer­den, in den Papier­müll. Falls zu Hau­se kein Akten­ver­nich­ter vor­han­den ist, müs­sen die Unter­la­gen im Büro daten­schutz­kon­form ver­nich­tet wer­den. 

4. Verschlüsselung

Beson­de­res Augen­merk ist auf die Ver­schlüs­se­lung zu legen. Eine Ver­schlüs­se­lung ist der grund­le­gen­de Bau­stein der Daten­si­cher­heit, um sicher­zu­stel­len, dass kei­ne Infor­ma­tio­nen in fal­sche Hän­de gera­ten. Eine Ver­schlüs­se­lung bie­tet nicht nur den Schutz der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten dar, son­dern bie­tet die Mög­lich­keit, die Authen­ti­zi­tät von Infor­ma­tio­nen sowie Ihre Her­kunft nach­zu­wei­sen. Daher muss dar­auf geach­tet wer­den, dass eine siche­re Ver­schlüs­se­lung erfolgt, ob dies ein­zel­ne Daten, E‑Mails oder Datei­über­tra­gun­gen sind.  

Nähe­re Infor­ma­tio­nen zum Umgang mit per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten im Home – Office kön­nen Sie unter datenschutz@blusystems.de erfah­ren.